3 loại chi phí thuê văn phòng bạn cần biết

Thuê văn phòng làm việc là một trong những việc quan trọng nhất khi bạn bắt đầu thành lập hoặc mở rộng công ty của mình. Và chi phí thuê văn phòng là một tiêu chí quyết định xem bạn có đồng ý thuê văn phòng đó hay không. Tuy nhiên, giá văn phòng cũng có rất nhiều loại khác nhau và nếu bạn không bao quát được mọi yếu tố trong giá thuê văn phòng mà chỉ quan tâm đến những chi phí nổi thì rất có thể phần “chi phí chìm” sẽ khiến bạn toát mồ hôi hột.

Để bạn cùng đơn vị của mình không rơi vào tình cảnh “tiến thoái lưỡng nan” khi thuê văn phòng làm việc, hãy cùng 5Office liệt kê ra tất cả các chi phí bạn cần phải chi trả khi thuê văn một văn phòng dịch vụ nhé.

Những “chi phí nổi” khi thuê văn phòng

Gọi là “chi phí nổi” bởi nó là những chi phí được ghi lại rất rõ ràng trong hợp đồng hoặc nói rõ trong các cuộc họp hoặc bàn bạc trực tiếp. Những chi phí này bao gồm:

• Tiền thuê văn phòng: Hay còn gọi là đơn giá thuê văn phòng, đây là chi phí rõ ràng nhất và quan trọng nhất được ghi trong hợp đồng cũng như các thỏa thuận. Nó được tính theo m2 là phổ biến nhất. Tiền thanh toán có thể là VNĐ hoặc USD tùy theo yêu cầu của bên cho thuê, thanh toán theo tháng, theo quý hoặc theo năm tùy theo hợp đồng của 2 bên.

• Phí dịch vụ đi kèm: Phí dịch vụ là các khoản phí cũng được ghi lại rõ ràng trong hợp đồng. Đây là phí mà bạn cần phải chi trả cho việc sử dụng các dịch vụ của tòa nhà nơi bạn đặt văn phòng, cụ thể như: chi phí lễ tân, an ninh, vệ sinh, điện, nước, chiếu sáng hành lang, thang máy, cây xanh, cảnh quan…

Phí quản lý (phí dịch vụ) khi thuê văn phòng là gì ❓

Phí quản lý ⭐ (hay còn gọi là phí dịch vụ) khi thuê văn phòng bao gồm những gì?

☛ Đấy là câu hỏi chung của phần đông khách hàng khi lần đầu thuê văn phòng

• Thuế VAT: 10% giá trị

• Chi phí điều hòa: Thông thường, ở các khối nhà văn phòng, điều hòa thường là hệ thống điều hòa trung tâm. Bởi vậy, bạn cần phải thanh toán loại chi phí phát sinh này. Ở các tòa nhà hạng A và hạng B, chi phí này được xếp vào chi phí dịch vụ đi kèm. Nhưng ở các tòa nhà hạng C, bạn cần phải trả riêng loại chi phí này. Chi phí này tăng hay giảm phụ thuộc chính là thời gian sử dụng điều hòa, ngoài ra còn dựa vào loại điều hòa cũng như các thông số khác của điều hòa.

• Điện năng tiêu thụ: Điện năng tiêu thụ của văn phòng sẽ được tính dựa vào chỉ số công tơ điện và được thanh toán hàng tháng.

• Chi phí hoàn trả mặt bằng: Đây là một chi phí được nêu rõ trong hợp đồng, cụ thể, các hợp đồng thuê văn phòng đều có quy định: khi chấm dứt hợp đồng, người thuê phải chịu chi phí hoàn trả mặt bằng như đã nhận từ chủ tòa nhà trừ các hao mòn hợp lý. Chi phí này bao gồm tiền chi cho mục đích phá dỡ, dọn dẹp các vách ngăn, các hạng mục trang trí nội thất đã được đơn vị thuê văn phòng lắp đặt.

(Download) Mẫu hợp đồng thuê văn phòng (Tiếng Việt) 🏠

Tải về Hợp đồng mẫu khi thuê/cho thuê văn phòng ⭐ Sử dụng chung cho cao ốc văn phòng, mặt bằng, officetel ✅ hoặc nhà riêng sử dụng làm văn phòng.

Những “chi phí chìm” khi thuê văn phòng

Chi phí làm ngoài giờ:

Chi phí làm ngoài giờ là chi phí mà đơn vị thuê văn phòng cần trả cho chủ tòa nhà để sử dụng những tiện ích như thang máy, điện khu vực công cộng, tiền lương ngoài giờ của nhân viên vận hành các thiết bị trong tòa nhà… Sở dĩ có khoản chi phí này là do nhiều đơn vị thuê văn phòng có thể ở lại làm ngoài giờ hành chính khiến cho các hệ thống kể trên vẫn phải hoạt động, đặc biệt là hệ thống điều hòa trung tâm.

Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng là gì? ⭐

Phí ngoài giờ (phí làm việc ngoài giờ) là gì ❓

Đã bao giờ bạn thắc mắc về loại phí này ☛ khi tìm thuê văn phòng?

Giá thành của chi phí này không cố định, cũng có tòa nhà thu, tòa nhà không thu. Do vậy, nếu bạn là một đơn vị thường xuyên làm thêm giờ thì bạn cần đàm phán chi tiết giá thành của loại chi phí này trong hợp đồng. Hoặc bạn cũng có thể đề nghị một gói chi phí làm thêm giờ hợp lý. Nếu muốn tiết kiệm, bạn cũng có thể bàn bạc với đơn vị kỹ thuật của tòa nhà tự lắp thêm điều hòa cục bộ để giảm thiểu loại chi phí này.

Có rất nhiều cách tính toán chi phí ngoài giờ, nhưng thông thường nó được tính theo 3 cách: Tính theo văn phòng/ giờ; tính theo diện tích thuê/ giờ và tính theo thiết bị/ giờ.

Chi phí đỗ ô tô, xe máy:

Đây cũng là một trong những chi phí có thể có hoặc không tùy theo từng tòa nhà. Do vậy, bạn cần xem tòa nhà mình thuê có chính sách ưu đãi miễn phí chi phí này hay không. Nếu không, hãy đưa nó vào hợp đồng thuê để rõ ràng, minh bạch.

Chi phí phát sinh trong thời gian thi công, thiết kế lại văn phòng: 

Thông thường, các văn phòng thường sẽ không tính phí trong giai đoạn này. Tuy nhiên, họ vẫn phải thu những khoản phí dịch vụ như đã nói ở trên. Với mỗi tòa nhà khác nhau sẽ thu một mức giá khác nhau. Điển hình, nhà hạng A và B thường thu 3 – 5 USD /m2 /tháng. Nhà hạng C chỉ thu khoảng 1 USD /m2 /tháng. Nhưng cũng có những tòa nhà chỉ thu tiền điện tiêu thụ theo công tơ điện.

Những chi phí biến đổi do các quy định trong hợp đồng

Xác định diện tích trả tiền trong văn phòng:

Diện tích cần phải trả tiền được xác định theo 2 cách tính đó là diện tích thông thủy – diện tích trải thảm: là diện tích có thể sử dụng trong văn phòng bỏ đi tường và côt; và diện tích đo theo mép ngoài của tường bao quanh văn phòng: là diện tích toàn bộ văn phòng. Tùy theo cách xác định diện tích khác nhau ta sẽ có những cách tính giá khác nhau

Phân biệt giữa Diện tích GROSS và Diện tích NET ✌

Diện tích Gross và diện tích Net là gì ❓

2 cách tính đấy khác nhau thế nào? ➤ Đấy là câu hỏi khách hàng thường thắc mắc khi bắt đầu tìm thuê văn phòng

Giá trị văn phòng thay đổi do điều chỉnh tỷ giá

Thông thường, đa số các văn phòng cho thuê thường cho thuê bằng USD nhưng phải tuân thủ quy định nhà nước, do vậy, giá cho thuê và phí dịch vụ cần đổi sang tiền Việt Nam trong hợp đồng. Bởi vậy, trong một khoảng thời gian nhất định, chủ tòa nhà cần điều chỉnh giá hợp đồng dựa theo tỷ giá USD/VNĐ theo thời điểm thanh toán.

Điều chỉnh đơn giá cho thuê

Trong một mốc thời gian nhất định, giá cho thuê có thể tăng hoặc giảm tùy theo sự biện động của thị trường.

Có thể bạn quan tâm: Những việc cần làm khi chuyển sang một văn phòng mới

Những việc cần làm khi thuê một văn phòng làm việc mới ✌

Những điều cần biết khi thuê văn phòng ⭐ Những việc cần chuẩn bị khi chuyển sang một văn phòng mới ✔️

Nguồn: Đỗ Tú | 5Office.vn