Quy trình tìm kiếm văn phòng cho thuê

Bạn bắt đầu khởi nghiệp? Bạn cần chuyển văn phòng? Hoặc bạn được cấp trên giao cho nhiệm vụ tìm thuê một văn phòng phù hợp, có lẽ bạn sẽ rất bối rối chưa biết phải bắt đầu từ đâu và như thế nào.

Bạn có thể bắt đầu bằng cách google cụm từ khoá “văn phòng cho thuê tphcm”, “cao ốc văn phòng quận…” hoặc tham gia các group thuê văn phòng trên facebook, hoặc đơn giản hơn, sử dụng quyền trợ giúp từ sự tư vấn của bạn bè, người thân.

Bạn cũng có thể ngụp lặn trong một biển thông tin rao vặt từ các trang đăng tin về bất động sản như batdongsan.com.vn, homedy, chotot.v.v.. Ắt hẳn sẽ tốn của bạn rất nhiều thời gian và công sức để sàng lọc lại các thông tin hết hạn, tin rác, tin đăng cũ, cũng như các tin đăng thiếu trung thực từ các cò đất, cò bất động sản luôn cố tìm cách rút hầu bao từ bạn.

Bạn cũng sẽ mất thêm một cơ số thời gian để đặt lịch hẹn, khảo sát và nghiên cứu hàng chục trang điều khoản hợp đồng thuê để tìm ra những điều khoản ẩn mà đôi khi rất bất lợi cho khách thuê.

Bạn có thể tự làm tất cả những việc kể trên.

Hoặc đơn giản hơn, bạn có thể nhờ tư vấn từ một công ty dịch vụ chuyên nghiệp. Thị trường bất động sản nói chung tại Việt Nam, và thị trường văn phòng cho thuê nói riêng hiện chỉ thu phí dịch vụ từ chủ nhà, không thu phí từ khách thuê; nên mọi dịch vụ bạn nhận được đều miễn phí

5Office tự hào là là một trong những công ty tư vấn thuê văn phòng hàng đầu tại TP.HCM. Với kinh nghiệm hơn 5 năm trong linh vực tư vấn văn phòng, là đối tác của hơn 1.000 toà cao ốc văn phòng tại Sài Gòn, chúng tôi có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc. Bạn sẽ nhanh chóng thuê được văn phòng đáp ứng được tối đa nhu cầu sử dụng với chi phí thuê hàng tháng hợp lý nhất. Và đặc biệt, bạn hoàn toàn không cần trả bất kì khoản phí nào cho chúng tôi

Vậy 5Office có thể giúp gì được cho bạn?

Chúng tôi có thể đồng hàng cùng bạn qua các giai đoạn

GIAI ĐOẠN 1: XÁC ĐỊNH CHÍNH XÁC NHU CẦU THUÊ

Nhiều năm đồng hành cùng khách hàng, chúng tối nhận thấy khá nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu thuê văn phòng chưa mường tượng được chính xác văn phòng dự định thuê sẽ như thế nào. Khách hàng đang quan tâm đến văn phòng truyền thống hay văn phòng chia sẻ, hay chỉ đơn giản là cần thuê một văn phòng ảo? Việc thiếu đi cái nhìn chi tiết cũng như những tiêu chí cụ thể cho quá trình tìm kiếm văn phòng, khiến cho quá trình hoạt động sau này phát sinh nhiều vấn đề ngoài hoạch định.

Văn phòng trọn gói là gì? Những lợi ích văn phòng trọn gói mang lại ✌

Định nghĩa thế nào là văn phòng trọn gói? ⭐ Vì sao mô hình văn phòng trọn gói lại được các start-up, doanh nghiệp nhỏ ưa chuộng

Một yêu cầu thuê được xác lập đúng và đầy đủ là tiền đề để khách hàng thuê được văn phòng phù hợp nhu cầu sử dụng trước mắt và lâu dài. Sau đây là một số câu hỏi 5Office sẽ cùng khách hàng tìm câu trả lời, nhằm xác định chính xác nhu cầu thuê

• Lĩnh vực hoạt động: Công ty đang hoạt động trong lĩnh vực nào? Tần suất tiếp khách ra sao. Một công ty về IT nếu không quá chú trọng vào vấn đề tiếp khách mà chỉ đơn giản cần một không gian rộng rãi yên tĩnh cho nhân viên làm việc thì có thể cân nhắc các lựa chọn trong đường nội bộ hoặc hẽm xe hơi để tiết kiệm chi phí

• Mốc thời gian: Thời điểm nhận mặt bằng (sớm nhất, muộn nhất). Thời gian dự kiến làm nội thất, thời điểm nhập trạch, thời điểm bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới.v.v

• Khu vực thuê: Cần xác định rõ khu vực thuê mong muốn. Một số công ty muốn đặt văn phòng tại trung tâm Quận 1 để đẩy mạnh thương hiệu. Các công ty xuất nhập khẩu lại có xu hướng thuê văn phòng khu vực Tân Bình gần sân bay Tân Sơn Nhất, các công ty về công nghệ cần tuyển sớ lượng lớn nguồn nhân lực là sinh viên có thể cân nhắc các lựa chọn ở Quận 12 gần khuôn viên phần mềm Quang Trung hoặc khu Công Nghệ Cao Quận 9.v.v

• Diện tích thuê: Cần xác định số lượng nhân sự hiện tại cũng như kế hoạch mở rộng trong 6 tháng, 1 năm và 2 năm tiếp theo. Trong văn phòng cần setup bao nhiêu phòng họp, bao nhiêu phòng truỏng phòng, giám đốc. Có cần pantry hay khu vực sinh hoạt chung.v.v. Khách hàng có thể tham khảo thêm về công thức tính diện tích làm việc để có cái nhìn cụ thể hơn về cách xác định diện tích thuê. Bên cạnh đó, một số cao ốc văn phòng hạng B+ và hạng A thường tính diện tích thuê theo diện tích Gross, cũng như có tỉ lệ quy đổi giữa diện tích Gross và diện tích Net khác nhau.

Phân biệt giữa Diện tích GROSS và Diện tích NET ✌

Diện tích Gross và diện tích Net là gì ❓

2 cách tính đấy khác nhau thế nào? ➤ Đấy là câu hỏi khách hàng thường thắc mắc khi bắt đầu tìm thuê văn phòng

• Giá thuê: Ngân sách dự kiến cho việc thuê văn phòng vào khoảng bao nhiêu USD/m2, con số này đã bao gồm phí quản lý (phí dịch vụ) hay chưa? Hoặc tổng ngân sách cho việc thuê văn phòng của bạn khoảng bao nhiêu USD/tháng? Chi phí này đã bao gồm luôn phí giữ xe, điện nước cũng như phí làm việc ngoài giờ (nếu có) hay chưa?

Phí quản lý (phí dịch vụ) khi thuê văn phòng là gì ❓

Phí quản lý ⭐ (hay còn gọi là phí dịch vụ) khi thuê văn phòng bao gồm những gì?

☛ Đấy là câu hỏi chung của phần đông khách hàng khi lần đầu thuê văn phòng

• Thời gian làm việc: Thời gian làm việc dự kiến mỗi ngày. Công ty có thường làm việc ngoài giờ hay không, có làm việc thứ 7 và Chủ Nhật, ngày Lễ Tết hay không? Một số toà nhà có thể tính thêm phụ phí ngoài giờ khi thuê văn phòng, hoặc có thể không đồng ý cho làm việc ngoài giờ. Cần xác định rõ thời gian làm việc để có cái nhìn chính xác hơn về chi phí

Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng là gì? ⭐

Phí ngoài giờ (phí làm việc ngoài giờ) là gì ❓

Đã bao giờ bạn thắc mắc về loại phí này ☛ khi tìm thuê văn phòng?

• Bãi đỗ xe: Một số cao ốc văn phòng hiện đang quá tải bãi xe, dẫn đến việc không thể đỗ ô tô tại văn phòng hoặc thiếu hụt chỗ đậu xe máy phải gửi bãi ngoài. Khách thuê cần xác định rõ và đàm phán cần tối thiểu bao nhiêu chỗ đậu ô tô và xe máy để tránh tình trạng thiếu hụt chỗ đậu xe khi dọn vào

• Đặc điểm văn phòng Các yếu tố bạn đặc biệt quan tâm như: kết nối giao thông, hệ thống điều hòa thông gió, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống viễn thông (các công ty phần mềm cần tối thiểu 2 nhà cung cấp internet, nên không thể thuê tại các toà nhà có hợp đồng độc quyền với các đơn vị viễn thông), máy phát điện dự phòng.v.v.

• Các yêu cầu khác: Một số yêu cầu bên lề khác như: các tiện ích xung quanh, thương hiệu của toà nhà, đường một chiều hay hai chiều, kế hoạch tăng giảm nhân sự, bổ sung hoặc thay đổi ngành nghê kinh doanh trong tương lai. Bên canh đấy, các khách thuê thường quá chú tâm vào giá thuê mà bỏ sót các yếu tố khác cũng ảnh hưởng nhiều đến tổng chi phí. Tham khảo thêm: 13 điều cần biết giúp bạn thuê được văn phòng với giá tốt nhất

GIAI ĐOẠN 2: TÌM KIẾM & ĐỀ XUẤT CÁC PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Với đa số khách hàng, tìm thuê văn phòng là công việc 2-5 năm mới thực hiện một lần. Quá trình tìm kiếm văn phòng, khách hàng đối mặt với hai nhóm thách thức là:

+ Lượng thông tin khổng lồ phải thu thập và xử lý về giá cả, diện tích văn phòng trống phù hợp, thông tin về các tòa nhà.

+ Không đủ nhân sự và thời gian thực hiện vì vẫn phải đảm bảo công việc hàng ngày, cộng thêm kinh nghiệm và kiến thức về thị trường văn phòng cho thuê không cập nhật xuyên suốt.

5Office với cơ sở dữ liệu thị trường đầy đủ, với 1200 các cao ốc văn phòng hạng A,B,C cập nhật liên tục, nhân sự chuyên sâu về thị trường văn phòng sẽ giúp cho khách hàng có được thông tin về các cao ốc văn phòng phù hợp trong thời gian nhanh nhất.

24 tiêu chí xếp hạng văn phòng cho thuê tại Việt Nam ⭐

Văn phòng cho thuê hạng A là gì ❓ Thế nào là văn phòng cho thuê hạng B ☛ Việc phân hạng cao ốc văn phòng theo A,B,C tại Việt Nam dựa trên những tiêu chí nào?

Công việc được tiến hành qua các bước:

+ Tìm kiếm, sàng lọc các tòa nhà phù hợp trong hệ thống dữ liệu sẵn có

+ Làm việc với chủ tòa nhà để cập nhật diện tích trống phù hợp, giá cả và các thông tin cần thiết khác;

+ Tổng hợp và gửi bảng đề xuất các phương án phù hợp yêu cầu khách hàng

GIAI ĐOẠN 3: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ & LỰA CHỌN VĂN PHÒNG PHÙ HỢP

Khi đối diện với những lựa chọn, bạn có thể nắm được những ưu nhược điểm của từng cao ốc văn phòng mà công ty bạn đang dự định thuê hay không?

Nhân viên của 5Office là những người nắm chắc ưu nhược điểm của từng cao ốc văn phòng. Bởi vì hỗ trợ khách hàng xem xét tòa nhà văn phòng là công việc chúng tôi làm hàng ngày, đồng thời chúng tôi còn nhận được nhiều ý kiến đánh giá về mỗi tòa nhà từ các khách hàng cũ.

13 lưu ý giúp bạn tìm được văn phòng cho thuê với giá tốt nhất ✌

☛ Các mẹo đàm phán điều khoản trong hợp đồng thuê
☛ Những thủ thuật giúp bạn tìm được các cao ốc cho thuê văn phòng TP.HCM với giá thấp nhất

Trong giai đoạn này 5Office có thể hỗ trợ giúp khách hàng thực hiện các công việc:

+ Sắp xếp, đặt lịch xem xét văn phòng, vạch ra các cung đường phù hợp nhất nhằm tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc

+ Gặp trực tiếp người có thẩm quyền để làm việc

+ Cung cấp các biểu mẫu để giúp khách hàng đánh giá được đầy đủ ưu nhược, điểm của từng tòa nhà

+ Đưa ra các đánh giá khách quan về ưu nhược điểm của từng tòa nhà, giúp khách hàng lựa chọn được tòa nhà phù hợp nhất.

GIAI ĐOẠN 4: ĐÀM PHÁN & KÝ KẾT HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG

Thông thường các chủ văn phòng đều có sẵn mẫu hợp đồng thuê/cho thuê với các điều khoản được lập nên nhằm bảo vệ quyền lợi của họ, và họ thường ít khi linh động để thay đổi các điều khoản chung trong hợp đồng.

Với những thông tin được cập nhật thường xuyên về giá cả thị trường, cũng như ghi nhận về lích sử giá thuê của các toà nhà qua từng thời điểm, chúng tôi có thể thiết lập một phương án đàm phán khả thi sẽ giúp cho khách hàng ký kết được một hợp đồng thuê đảm bảo hài hòa quyền lợi giữa hai bên.

Với một số toà nhà không có sẵn một mẫu hợp đồng thuê văn phòng cụ thể, 5Office có thể cung cấp một số hợp đồng mẫu bằng tiếng Việt, tiếng Anh hoặc Song ngữ có thể đảm bảo được quyền lợi của khách thuê và vẫn trong ngưỡng chấp thuận của toà nhà.

Tham khảo thêm:

– Hợp đồng thuê văn phòng bằng tiếng Việt

– Hợp đồng thuê văn phòng tiếng Anh (song ngữ)

Mẫu hợp đồng thuê văn phòng (Tiếng Việt) ⭐

Hợp đồng mẫu khi thuê/cho thuê văn phòng 📧 Mẫu sử dụng chung cho các cao ốc văn phòng ☛ mặt bằng ☛ officetel hoặc nhà riêng sử dụng cho mục đích văn phòng | Hotline tư vấn ☎: 0966.143.173

Để nhanh chóng thuê được văn phòng đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Hãy liên hệ với 5Office qua hotline 0966 143 173 để được hỗ trợ và cung cấp đầy đủ thông tin.

Nguồn: 5Office – Tham khảo: Maison Real