13 lưu ý giúp bạn tìm được văn phòng cho thuê với giá thấp nhất

1) Giá thuê văn phòng liệu có quan trọng?

Câu trả lời là CÓ. Giá thuê sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí bạn cần phải trả cho việc thuê văn phòng. Nhưng giá thuê chỉ là một phần, và trong phần lớn trường hợp, giá thuê chưa phản ánh được toàn bộ chi phí khách thuê phải chi trả. Vì vậy, bạn đừng vội kí kết hợp đồng thuê văn phòng nếu chỉ dựa trên việc so sánh giá thuê.

Thông qua bài viết này, 5Office sẽ giúp bạn cảnh giác với những chi phí “ẩn”, cũng như hiểu rõ hơn những thủ thuật để có thể đàm phán thuê được văn phòng với giá tốt nhất

13 lưu ý giúp bạn tìm được văn phòng cho thuê giá tốt nhất

2) Phương pháp đo diện tích

“Chi phí thuê văn phòng = Diện tích x Giá thuê/m2”

Khách thuê thường chỉ tập trung so sánh và đàm phán về mức giá thuê/m2; nhưng lại thường bỏ sót đến phần diện tích thuê (phương pháp đo, tiến hành đo lại diện tích thực tế.v.v.) trong khi đấy cũng là nhân tố chính quyết định đến chi phí thuê.

Trong nhiều trường hợp, khách thuê thường dễ dàng chấp nhận con số tòa nhà đưa ra, hoặc áp dụng số m2 trên bản vẽ tòa nhà cung cấp mà không đặt ra câu hỏi xem cách xác định diện tích ấy đã chính xác chưa

Phương pháp đo diện tích theo thông thủy thường cho ra con số ít hơn 3-5% khi đo theo diện tích xây dựng (đo theo mép ngoài của tường). Diện tích thực tế khách hàng sử dụng phụ thuộc nhiều vào phương pháp đo, đo theo tim tường hay mép ngoài của tường, đã trừ đi diện tích cột bên trong hay chưa?

3) Diện tích cho thuê được tính theo Gross hay Net?

Sự khác biệt giữa cách tính diện tích GROSS và NET sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuê văn phòng mà doanh nghiệp phải trả. Trên thực tế, nếu cao ốc văn phòng bạn đang thuê sử dụng cách tính diện tích GROSS, bạn sẽ phải trả thêm từ 20-30% chi phí cho diện tích công cộng.

Vậy diện tích Gross và diện tích Net là gì? Bạn có thể tham khảo thêm tại 1 chuyên mục khác của 5Office: Những điều bạn cần biết về diện tích Net & diện tích Gross khi thuê văn phòng

Phân biệt giữa Diện tích GROSS và Diện tích NET ✌

Diện tích Gross và diện tích Net là gì ❓

2 cách tính đấy khác nhau thế nào? ➤ Đấy là câu hỏi khách hàng thường thắc mắc khi bắt đầu tìm thuê văn phòng

4) Trả tiền cho diện tích không hữu ích:

Đó là phần diện tích được tính vào tổng diện tích thuê, bạn vẫn phải chi trả nhưng hầu như không thể sử dụng được vào bất cứ việc gì. Ví dụ: các góc chết, các góc có hình dạng bất thường trong văn phòng, diện tích lồi lõm.v.v

Tất tần tật về các loại chi phí thuê văn phòng bạn cần biết

3 loại chi phí thuê văn phòng bạn cần biết ✔️ Chi phí nổi ✔️ Chi phí chìm ✔️ Chi phí biến đổi ⭐ 5 cách tiết kiệm tối đa chi phí thuê văn phòng

5) Điều chỉnh giá thuê trong thời hạn hợp đồng:

Các chủ tòa nhà thường đưa vào điều khoản tăng giá thuê theo từng năm, hoặc tăng khi tái kí hợp đồng. Một số tòa nhà áp dụng điều khoản khác như giá thuê mỗi năm thay đổi theo giá thị trường.

Một số điều khoản tưởng chừng rất công bằng khi quy định theo giá thị trường, có thể tăng hoặc giảm. Nhưng thực tế, khách thuê luôn rơi vào vị trí đàm phán yếu hơn khi đàm phán tái kí hợp đồng, do đã phải bỏ ra khá nhiều chi phí cho vấn đề nội thất văn phòng, cũng như vô vàn chi phí khác nếu phải setup văn phòng mới.

Gợi ý từ 5Office: Khách thuê nên đàm phán đưa thêm 1 số điều khoản có lợi, để không quá bị động khi thương lượng tái kí hợp đồng thuê, ví dụ: giá thuê sẽ tăng hoặc giảm không quá 5-10% khi tái kí hợp đồng.

6) Tỷ giá quy đổi khi thanh toán:

Mọi khoản giao dịch đều được quy đổi từ USD sang VNĐ. Trong hợp đồng thuê nên làm rõ sẽ lấy tỉ giá của ngân hàng nào? Tỉ giá mua vào, bán ra, hay tỉ giá chuyển khoản.

7) Hãy chắc chắn rằng bạn đã tổng hợp, xem xét tính hợp lý của tất cả các yếu tố chi phí, trước khi ký kết hợp đồng thuê

✓ Giá thuê

✓ Phí dịch vụ

✓ Tiền điện điều hòa

✓ Chi phí điện năng khác (chiếu sáng, máy tính .v.v.)

✓ Nước

✓ Đỗ xe ô tô, xe máy

✓ Chi phí làm ngoài giờ: Thời gian làm việc tiêu chuẩn là như thế nào, lúc nào thì tính chi phí làm ngoài giờ, đơn giá làm ngoài giờ là bao nhiêu.

8) Xem xét chi phí đầu tư hoàn thiện nội thất:

Trần thạch cao đã hoàn thiện hay chưa? Sàn thô hay đã lót gạch/thảm/gỗ. Vách đã ngăn chưa? Cửa đã có chưa.v.v.?

Không có một quy chuẩn chung nào về hiện trạng diện tích thuê khi bàn giao tại các tòa nhà. Khách hàng cần tự cân nhắc và so sánh các khoản chi phí cho việc đầu tư vào nội thất văn phòng.

9) Một số lưu ý về kỹ thuật chào giá, các loại chi phí thuê văn phòng

Các chủ tòa nhà thường có xu hướng báo giá thuê sơ bộ chưa bao gồm phí dịch vụ để tạo cảm giác giá thấp nhằm thu hút khách thuê, nhưng thực tế khi cộng tất cả các khoản phí (phí dịch vụ/ phí quản lý, phí ngoài giờ, phí giữ xe.v.v), con số cuối cùng sẽ không còn thấp nữa

– Vậy phí dịch vụ là gì? Về cơ bản, phí dịch vụ được dùng để chi trả cho những hoạt động tu sửa làm mới kiến trúc tòa nhà cũng như nội thất bên trong. Song song đó, phí dịch vụ còn được dùng để bảo dưỡng định kỳ cũng như nâng cấp các thiết bị điện bên trong nhà, cụ thể có thể kể đến hệ thống điện, hệ thống máy lạnh trung tâm, thang máy, thang chuyển hàng, hệ thống camera CCTV…

Phí quản lý (phí dịch vụ) khi thuê văn phòng là gì ❓

Phí quản lý ⭐ (hay còn gọi là phí dịch vụ) khi thuê văn phòng bao gồm những gì?

☛ Đấy là câu hỏi chung của phần đông khách hàng khi lần đầu thuê văn phòng

– Phí ngoài giờ là gì? Phí ngoài giờ là phụ phí được tính khi khách thuê làm việc quá thời gian quy định trên hợp đồng.

Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng là gì? ⭐

Phí ngoài giờ (phí làm việc ngoài giờ) là gì ❓

Đã bao giờ bạn thắc mắc về loại phí này ☛ khi tìm thuê văn phòng?

– Phí giữ xe: tòa nhà có chính sách miễn phí đỗ ô tô, xe máy hay không

10) Chi phí trong thời gian làm nội thất:

Các tòa nhà thường áp dụng chính sách miễn phí tiền thuê (từ 7-45 ngày tùy diện tích thuê) để khách thuê hoàn thiện phần nội thất; nhưng họ vẫn thu phí dịch vụ (hay còn gọi là phí quản lý)

Một số tòa nhà ưu đãi thêm cho khách thuê bằng cách miễn luôn phí dịch vụ. Họ chỉ phụ thu tiền điện sử dụng (theo đồng hồ điện) trong quá trình thi công nội thất.

11) Chắc chắn về mọi chi phí phải trả trước khi đặt cọc giữ chỗ

Quy trình đàm phán khi thuê văn phòng thường bao gồm 2 công đoạn:

1. Kí thư mời thuê (Offer Letter / Offer to Lease) Khách thuê sẽ chuyển phần tiền cọc giữ chỗ tương đương với 01 tháng tiền thuê

2. Kí hợp đồng chính thức và chuyển nốt phần đặt cọc còn lại (tương đương 02 tháng tiền thuê)

Các thư chào giá ban đầu thường không liệt kê tất cả các vấn đề liên quan đến các khoản phí mà khách thuê phải trả. Khách thuê nên yêu cầu chủ tòa nhà gửi bản dự thảo hợp đồng, và nên đàm phán, quy định rõ mọi vấn đề liên quan đến chi phí, giá cả, phát sinh.v.v. trước khi tiến hành chuyển tiền cọc giữ chỗ

Nếu khách thuê đã đặt cọc giữ chỗ trước khi thống nhất các điều khoản chính trong hợp đồng, vị trí đàm phán của khách thuê sẽ bị suy yếu.

12) Làm gì khi không thể đàm phán đơn giá thuê

Có một lý do để các tòa nhà thường không thể giảm giá thuê quá nhiều, do họ đứng trước khả năng phải giảm giá tương tự cho các khách thuê hiện tại ở tòa nhà. Vậy nên thay vì cố gắng đàm phán về giá thuê, bạn nên thử gợi ý họ:

• Miễn phí toàn bộ (hoặc một phần) chi phí gửi xe
• Miễn phí một vài tháng tiền thuê. Ví dụ hợp đồng 2 năm, mỗi năm miễn phí 1 tháng tiền thuê. Hoặc đặt cọc 6 tháng thì tặng thêm 1 tháng tiền thuê
• Tăng thời gian làm việc trong ngày mà không phải trả thêm phụ phí ngoài giờ

13) Các đơn vị dịch vụ thuê văn phòng có thể hỗ trợ rất nhiều trong quá trình đàm phán

Các đơn vị tư vấn là người nắm rất rõ vị thế đàm phán của đôi bên.

Đơn vị tư vấn có thể cung cấp thêm nhiều thông tin giá trị, hỗ trợ cho khách thuê trong quá trình đàm phán hợp đồng

• Cung cấp các thông tin bên lề về hiện trạng của tòa nhà: diện tích trống còn nhiều không? Đã trống trong thời gian bao lâu, thời gian tới có khách hàng nào trả mặt bằng không.v.v.

• Hỗ trợ để khách thuê đàm phán trực tiếp với người có thẩm quyền quyết định, thường thì sẽ hiệu quả hơn đàm phán với nhân viên

• Cung cấp thêm các thông tin về giá cả, chi phí của các tòa nhà đối thủ, hoặc của các khách thuê khác từng thuê trong tòa nhà

Bạn đang cần tư vấn trong quá trình tìm thuê văn phòng? Hãy liên hệ với văn phòng cho thuê 5Office qua hotline 0966.143.173. Miễn phí hoàn toàn mọi dịch vụ.

Có thể bạn quan tâm:

Những việc cần làm khi thuê một văn phòng làm việc mới ✌

Những điều cần biết khi thuê văn phòng ⭐ Những việc cần chuẩn bị khi chuyển sang một văn phòng mới ✔️