9 bước tổ chức lại nơi làm việc của bạn

Khi tôi bắt đầu mở công ty vài năm trước, tôi nhận ra rằng việc giữ cho không gian làm việc của mình có tổ chức rất quan trọng cho năng suất làm việc và tư duy.

Nếu bạn đấu tranh để giữ một bàn làm việc gọn gàng, tốn thời gian để tìm món đồ mình cần hay nhận những cái lắc đầu từ sếp khi thấy sự bừa bộn ở góc bàn cá nhân, thì hôm nay bài viết là dành cho bạn: “9 bước để tổ chức lại nơi làm việc của bạn.”

1) Sử dụng không gian tường dọc

Đây sẽ là nơi giúp bạn tối đa hóa không gian và cắt giảm sự bừa bộn trên bàn. Những kệ treo tường sẽ là nơi chứa những tệp tài liệu, những cuốn sách, những cuốn tạp chí và bạn được trang trí thứ bạn thích.

2) Gom các vật dụng nhỏ vào khay

Đây là một trong những lời khuyên của tôi cho bất kỳ đâu, đặc biệt là trong văn phòng. Một buổi tối đi dạo trong nhà sách, trung tâm thương mại, hay order trên internet, bạn sẽ thấy hàng trăm mẫu khay đa dạng từ màu sắc, kích cỡ, thiết kế. Lựa chọn cho mình những chiếc khay phù hợp với nội thất văn phòng, và thu gọn ngày những thứ lặt vặt như kẹp giấy, ghim, tẩy, giấy note,…

3) Lưu trữ tài liệu trong hộp xếp

Những chiếc khay sẽ chứa dụng cụ nhỏ, còn các giấy tờ, tài liệu ít sử dụng hãy dành cho những chiếc hộp được trang trí và xếp chồng vào nhau và để trên nóc kệ sách trong phòng.

4) Bảng trắng & ghi chú

Với chiếc bảng trắng, bạn có thể liệt kê những nhiệm vụ cần làm trong ngày của bạn và các thành viên khác trong team để mọi người nắm được công việc và dễ dàng phối hợp. Nó còn là nơi để bạn viết ra những quyết tâm, những châm ngôn sống của mình, như một bức tranh tinh thần dành cho bạn.

5) Để lại một ngăn trống

Khi mọi người vẫn lấp đầy những ngăn tủ thì bạn hãy giữ một ngăn trống nhé. Nó sẽ là nơi đón nhận dự án mới đang làm, nó sẽ trống khi hoàn thành dự án. Mọi tài liệu liên quan dự án để ở một nơi riêng, bạn sẽ không còn gặp rắc rối trong những lúc bận rộn nhất.

6) Cho mình một giỏ cá nhân

Ai cũng có những vật dụng cá nhân riêng, bạn không thể để chúng vào các ngăn đựng tài liệu công việc hay để hay trên bàn làm việc. Hãy để chúng vào một giỏ riêng, những lúc vội vàng bạn có thể đặt tạm một vài thứ đồ ở đó và sắp xếp lại sau.

7) Tổ chức lại hộp Mail của bạn

Lúc tôi còn là một giáo viên, tôi đơn thuần sử dụng Mail là một nơi gửi thư, nhận thư. Và rồi những email cứ ập đến và hộp thư của tôi trở nên hỗn độn, tìm lại một Mail quan trong vô cùng khó.

Cài đặt Mail hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc phân loại các loại Mail khác nhau: Công việc 1, Công việc 2, KIến thức, Quan trọng, Gấp…Hệ thống nhãn sẽ giúp bạn phân loại với tên, màu sắc và đánh dấu sao.

8) Lau dọn mặt bàn và máy tính của bạn mỗi ngày

Làm một việc nhỏ thôi nhưng sẽ trở thành thói quen tốt  cho bạn. Chỉ cần dành 5 phút vào cuối ngày để dọn dẹp bàn làm việc của mình, bạn sẽ thấy thật tuyệt vời với bàn làm việc gọn gàng, sạch sẽ vào sáng hôm sau.

9) Tối giản hoá mọi thứ

Không cần cầu kì, không cần quá nhiều thứ. Hãy khiến việc sắp xếp nơi làm việc trở nên đơn giản hơn bằng việc tối giản hóa những vật dụng và tài liệu quanh bạn.

Thói quen làm nên tính cách. Hãy bắt đầu thay đổi cuộc sống của bạn từ những việc nhỏ nhất. Yếu tố bên ngoài là một phần tác động đến hiệu quả công việc, nhưng nó không phải là tất cả, bạn có thể chủ động khiến cho không gian làm việc của mình trở nên hấp dẫn và chỉn chu hơn.

Nguồn: Sophia | Chuyên mục “Văn hoá công sở” – 5Office.vn