Những lỗi cần tránh khi thuê một không gian văn phòng làm việc Phần 2

Hãy tiếp tục cùng 5office chỉ ra những lỗi cần tránh gặp phải khi bạn có ý định thuê một không gian văn phòng làm việc mới nhé.

Chưa xác định rõ những chi phí đi kèm trong khi ký kết hợp đồng.

Đối với một hợp đồng thuê văn phòng, giá trị của hợp đồng không hoàn toàn là giá phải trả cho diện tích sàn bạn thuê để đặt văn phòng làm việc mà trong đó còn có rất nhiều chi phí kèm theo. Và nếu bạn không quan tâm đến những chi phí phụ (hay những chi phí ẩn) này, giá trị hợp đồng của bạn sẽ là một con số khác xa so với quảng cáo.

Các chi phí ẩn này thông thường là các chi phí dịch vụ kèm theo chi phí thuê mặt bằng để công việc của bạn ở tòa nhà sẽ trôi chảy và dễ chịu hơn. Tuy nhiên, cũng có rất nhiều chi phí dịch vụ mà bạn không có nhu cầu dùng, thậm chí là bạn nỡ dùng mà không biết. Những chi phí này thường ẩn sau những câu chữ trong hợp đồng mà nếu không phải là một người tinh ý, bạn rất dễ tặc lưỡi bỏ qua. Ai cũng muốn có lợi trong một cuộc thương thảo hợp đồng và chủ tòa nhà cũng vậy, hãy biết cách cân nhắc trước khi đặt bút.

Phân biệt giữa Diện tích GROSS và Diện tích NET ✌

Diện tích Gross và diện tích Net là gì ❓

2 cách tính đấy khác nhau thế nào? ➤ Đấy là câu hỏi khách hàng thường thắc mắc khi bắt đầu tìm thuê văn phòng

Có rất nhiều loại chi phí ẩn trong một tòa nhà văn phòng, dưới đây sẽ là một số ví dụ:

• • Phí làm việc ngoài giờ: Một số tòa nhà chỉ cho phép khách hàng hoạt động trong một khung giờ nhất định. Khi hoạt động ngoài khung giờ đó, bạn sẽ phải trả thêm chi phí để họ duy trì hệ thống điều hòa, hệ thống thang máy, đèn hành lang, cầu thang… Chi phí này cũng sẽ phát sinh thêm nếu khách hàng có nhu cầu hoạt động vào 2 ngày cuối tuần (dĩ nhiên là đồng nghĩa với việc tòa nhà chỉ phục vụ miễn phí các dịch vụ từ thứ 2 đến thứ 6).

• • Chi phí dịch vụ hoàn thiện văn phòng: Đây không phải là chi phí mà bạn phải bỏ ra để trang trí văn phòng của mình mà nó là chi phí bạn phải trả trong quá trình văn phòng của bạn được hoàn thiện trước khi đưa vào sử dụng. Chi phí này bao gồm tiền điện, nước… khi đội thợ thi công sử dụng để hoàn thiện không gian làm việc của bạn.

• • Chi phí hoàn trả mặt bằng: Nếu như bạn không tiếp tục thuê văn phòng nữa, bạn sẽ phải trả chi phí hoàn trả mặt bằng cho chủ tòa nhà. Đây là chi phí mà chủ tòa nhà sẽ sử dụng để sửa văn phòng lại trạng thái ban đầu để chờ một lượt khách mới.

• • Chi phí dừng, đỗ xe: Đây là một loại chi phí có thể có hoặc không có trong hợp đồng bởi có những tòa nhà sẽ thu phí dịch vụ này nhưng có những tòa nhà lại không thu.

Tất tần tật về các loại chi phí thuê văn phòng bạn cần biết

3 loại chi phí thuê văn phòng bạn cần biết ✔️ Chi phí nổi ✔️ Chi phí chìm ✔️ Chi phí biến đổi ⭐ 5 cách tiết kiệm tối đa chi phí thuê văn phòng

Không xác định được chính xác diện tích văn phòng mình thuê

Diện tích văn phòng hay diện tích sàn là yếu tố quyết định để xác định xem bạn sẽ phải chi ra bao nhiều tiền mỗi tháng cho không gian làm việc của mình. Tuy nhiên, không phải lúc nào chủ tòa nhà cũng báo lại với bạn đúng diện tích văn phòng bạn đang có ý định thuê bởi rất nhiều lý do. Trong đó, lý do thường gặp nhất đó là do chênh lệch về cách xác định tổng diện tích sàn.

Thông thường có 2 cách đo diện tích văn phòng đó là tính theo diện tích thông thủy hay diện tích bao toàn phần.

• • Diện tích bao toàn phần là diện tích tính của toàn bộ văn phòng tính cả tường bao, cột hay vách ngăn tồn tại trong văn phòng đó.
  • Diện tích thông thủy là diện tích sử dụng được của văn phòng, đó là diện tích văn phòng bỏ đi diện tích tường bao, cột hay vách ngăn tồn tại trong văn phòng.

Do đó, khi đi thuê một văn phòng làm việc, bạn hãy xác định chính xác cách đo của chủ tòa nhà, đồng thời cũng lên tự đo lại diện tích văn phòng mình có ý định thuê. Bởi tuy diện tích chênh lệch của văn phòng tuy không lớn dẫn tới giá tiền phải chi ra cho mức chênh lệch này hàng tháng không cao, nhưng khi nhân lên 3 – 5 năm thì nó lại là một con số không hề nhỏ chút nào.

Phân biệt giữa Diện tích GROSS và Diện tích NET ✌

Diện tích Gross và diện tích Net là gì ❓

2 cách tính đấy khác nhau thế nào? ➤ Đấy là câu hỏi khách hàng thường thắc mắc khi bắt đầu tìm thuê văn phòng

Thời gian thuê quá gấp gáp

Thời gian thuê quá gấp gáp sẽ khiến mọi hoạt động của bạn đều trở nên vội vàng và không chính xác. Bạn sẽ có một cuộc thương  thảo và ký kết hợp đồng vội vàng dẫn tới nhiều sai sót trong những điều khoản hợp đồng. Bạn sẽ ít có thời gian quan tâm đến những vấn đề liên quan đến chất lượng văn phòng cũng như những dịch vụ liên quan. Đặc biệt, bạn cũng sẽ hối hả hơn trong việc lựa chọn những đơn vị thứ 3 giúp mình hoàn thiện không gian văn phòng trong tương lai, đơn cử như những đơn vị thiết kế, thi công nội thất.

Những đơn vị này tuy là mắt xích cuối cùng để hoàn thiện một quá trình thuê văn phòng của bạn, tuy nhiên, họ lại là một mắt xích quan trọng giúp bạn có được một không gian làm việc thoải mái, có một không gian lịch sự, đẹp đẽ và sang trọng. Ngoài ra, nếu bạn quá vội vàng, những chi phí về thiết kế đều sẽ bị đội lên khá nhiều, trong khi sự chính xác của các đơn vị thiết kế cũng như thi công sẽ hạn chế. Đây chính là sai lầm dẫn đến tình trạng phí chồng phí.

Do đó, để có được một không gian văn phòng như ý, bạn cần phải biết cách sắp xếp thời gian sao cho từ khi ký kết hợp đồng đến khi chuyển đến văn phòng làm việc mới phải có khoảng thời gian trống cho các đơn vị thứ 3 làm việc. Nếu bạn vẫn lúng túng và chưa biết xử lý như thế nào về vấn đề này, bạn hoàn toàn có thể liên hệ với chúng tôi, với hơn 15 năm hoạt động trong lĩnh vực cho thuê văn phòng, 5office sẽ mang tới cho các bạn những dịch vụ hoàn hảo nhất.

Những việc cần làm khi thuê một văn phòng làm việc mới ✌

Những điều cần biết khi thuê văn phòng ⭐ Những việc cần chuẩn bị khi chuyển sang một văn phòng mới ✔️

Nguồn: Đỗ Tú | 5office.vn