Những điều cần biết để lựa chọn được một văn phòng trọn gói ưng ý

Đối với một tổ chức hay một doanh nghiệp, việc lựa chọn một không gian làm việc phù hợp là điều vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, khi xã hội phát triển, các hình thức kinh doanh cũng như số lượng nhân sự của một doanh nghiệp càng ngày càng đa dạng thì các hình thức văn phòng cho thuê bắt buộc phải biến đổi theo. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hiện nay, hình thức văn phòng cho thuê trọn gói đang là loại hình văn phòng cho thuê được ưa chuộng nhiều nhất bởi những lợi ích mà đó đem lại. Tuy nhiên, để lựa chọn được một văn phòng trọn gói ưng ý, bạn cũng cần phải chú ý đến một số vấn đề nhất định. Hãy cùng 5office liệt kê ra những vấn đề cần chú ý khi lựa chọn một văn phòng trọn gói nhé.

Đối với một doanh nghiệp cỡ trung hay nhỏ, văn phòng trọn gói là một mô hình không gian làm việc tuyệt đối phù hợp. Nó vừa đảm bảo cung cấp đầy đủ những dịch vụ, máy móc cần thiết để đơn vị của bạn hoạt động, vừa cung cấp cho bạn một địa điểm giao dịch cũng như làm các tác vụ liên quan đến thuế… Đặc biệt, giá cả của loại hình văn phòng này cũng hết sức phải chăng. Do đó, mọi doanh nghiệp hoạt động ở nước ta đều có thể thuê loại hình văn phòng cho thuê này.

Tuy nhiên, dù chi phí phải bỏ ra không lớn, nhưng nếu không lựa chọn kỹ một không gian văn phòng thích hợp thì chi phí chênh lệch giữa một không gian văn phòng thuê tùy hứng và một không gian văn phòng có lựa chọn cũng không hề nhỏ. Vì tiền không bao giờ là thừa, do đó, bạn cần phải xác định được mình cần gì ở một không gian văn phòng cho thuê, từ đó bạn sẽ có được những lựa chọn chính xác hơn cho không gian làm việc của mình.

Văn phòng trọn gói là gì? Những lợi ích văn phòng trọn gói mang lại ✌

Định nghĩa thế nào là văn phòng trọn gói? ⭐ Vì sao mô hình văn phòng trọn gói lại được các start-up, doanh nghiệp nhỏ ưa chuộng

Xác định được chi phí dành cho việc thuê văn phòng

Trước khi thuê văn phòng làm việc, bạn cần xác định được đơn vị mình có khả năng bỏ ra được một khoản chi phí là bao nhiêu để duy trì việc thuê văn phòng hàng tháng. Việc này cần phải có sự cân nhắc và đặt ra được giá trị “biên” cho chi phí này (giá trị cao nhất có thể chi ra để thuê văn phòng). Khi đã quyết định được một con số, bạn đã dễ dàng loại bỏ được cực kỳ nhiều “ứng viên” ngoại cỡ và sẽ không cần quan tâm đến chúng nữa.

Xác định được địa điểm tọa lạc của đơn vị

Địa điểm tọa lạc của một tòa nhà văn phòng là một trong những tiêu chí quyết định đến giá thuê văn phòng tọa lạc trong tòa nhà đó. Nếu bạn muốn một địa điểm giao dịch nằm trên một tuyến phố chính, cạnh một quảng trường lớn hay gần một nơi có view đẹp… thì chắc chắn, số tiền bạn bỏ ra để thuê không gian làm việc sẽ khá cao. Ngược lại, tiêu chí của bạn là thuê một văn phòng “rẻ, đẹp, bền” thì bạn có thể lựa chọn những không gian văn phòng nằm xa thành phố hơn, ở những vị trí ít đắc địa hơn.

Thông thường, những văn phòng trọn gói sẽ thuộc những tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp, chính những văn phòng này đã có sự phân cấp riêng cũng như có giá trị riêng của từng tòa nhà. Những văn phòng trọn gói thuộc những tòa nhà văn phòng hạng A thường có địa điểm xây dựng tại những khu đất vàng trong thành phố, từ đó, giá thuê của những tòa nhà này thường “chát” hơn rất nhiều những văn phòng trọn gói đồng kích thước ở những tòa nhà hạng C (thường cách xa vùng lõi đô thị).

13 lưu ý giúp bạn tìm được văn phòng cho thuê với giá tốt nhất ✌

☛ Các mẹo đàm phán điều khoản trong hợp đồng thuê
☛ Những thủ thuật giúp bạn tìm được các cao ốc cho thuê văn phòng TP.HCM với giá thấp nhất

Xác định được diện tích thuê

Sau khi đã lựa chọn được một địa điểm tọa lạc ưng ý, bạn cần xác định được diện tích mà đơn vị mình sử dụng. Để xác định được một diện tích phù hợp cho công ty mình, bạn cần chú ý đến 2 yếu tố:

• Đơn vị của mình cần phân ra bao nhiêu không gian làm việc? Những không gian nào bắt buộc phải có hay những không gian nào có thể ghép cùng với nhau?
• Mỗi một không gian riêng có bao nhiêu người sử dụng?

Khi trả lời được câu hỏi này, bạn sẽ dễ dàng xác định được diện tích văn phòng phù hợp với đơn vị của mình. Bạn có thể tham khảo thêm cách tính diện tích văn phòng thông qua diện tích tối đa hay tối thiểu mà một người làm việc cần có trong những bài viết đã đăng của 5office.

Phân biệt giữa Diện tích GROSS và Diện tích NET ✌

Diện tích Gross và diện tích Net là gì ❓

2 cách tính đấy khác nhau thế nào? ➤ Đấy là câu hỏi khách hàng thường thắc mắc khi bắt đầu tìm thuê văn phòng

Xác định những dịch vụ đơn vị mình sử dụng

Những dịch vụ đi kèm cũng là những chi tiết cần phải chú ý để giúp bạn giảm thiểu những chi phí phát sinh không cần thiết. Ví dụ, bạn là một team làm việc, leader dùng cùng một không  gian với nhân viên, đơn vị của bạn là một đơn vị IT không có nhu cầu liên quan đến in ấn…

Khi đó, bạn sẽ không cần sử dụng hệ thống máy in, không cần dùng phòng họp (vì mọi người có thể trao đổi trực tiếp với nhau) cũng như không cần dùng các dịch vụ liên quan đến tiếp đón khách hàng… Bạn có thể dùng đó là điều kiện thương thảo giảm giá thuê văn phòng với chủ tòa nhà.

Chú ý những điều khoản có trong hợp đồng

Hợp đồng là một văn bản chính thức giữa khách hàng và chủ tòa nhà để từ đó, cả 2 bên xác định được quyền và nghĩa vụ của mình đối với bên còn lại. Do đó, trong quá trình thương thảo hợp đồng, bạn cần xem xét kỹ lưỡng và đàm phán được những điều kiện mang lại lợi ích cho đơn vị mình nhiều nhất. Bạn cần chú ý đến những điều khoản khiến giá thuê văn phòng biến đổi như các điều kiện liên quan đến dịch vụ sử dụng, chi phí ngoài giờ… Đây là những điều kiện thường làm tăng giá trị một bản hợp đồng nhất.

Nguồn: Đỗ Tú | 5office.vn