Những lỗi cần tránh khi thuê một không gian văn phòng làm việc Phần 1

Đối với một đơn vị doanh nghiệp mới thành lập, việc thuê một không gian văn phòng làm việc được coi như một dấu mốc “đánh dấu” sự nghiệp của một đơn vị đó. Tuy nhiên, cũng như thị trường bất động sản, thị trường văn phòng cho thuê cũng vô cùng đa dạng với những loại hình văn phòng cũng như những phân khúc khác nhau. Điều này dễ làm “nhiễu loạn” sự lựa chọn của khách hàng, khiến họ đưa ra những sự lựa chọn không gian làm việc không được chính xác. Việc này tuy không gây ra tác hại gì quá lớn, tuy nhiên, trong thời gian dài, doanh nghiệp có thể tốn một khoản chi phí không hề nhỏ do những sai sót không đáng có đem lại. Trong nội dung bài viết này, 5office sẽ chỉ ra những lỗi thường gặp của những doanh nghiệp mới thường mắc phải khi lựa chọn không gian làm việc cho riêng mình.

Chưa có tiêu chí cụ thể về văn phòng

Trước khi thuê một không gian làm việc, nếu bạn không có những quy tắc hay những tiêu chí riêng của mình thì bạn sẽ rất dễ bị lạc vào “ma trận” của những hình thức cho thuê văn phòng làm việc. Do đó, bạn cần xác định được những tiêu chí riêng của đơn vị mình bằng cách trả lời những câu hỏi gợi ý dưới đây, những đáp án mà bạn đưa ra sẽ là những “đường biên” để bạn có thể giới hạn được những loại hình văn phòng mà bạn nên thuê và sử dụng:

13 lưu ý giúp bạn tìm được văn phòng cho thuê với giá tốt nhất ✌

☛ Các mẹo đàm phán điều khoản trong hợp đồng thuê
☛ Những thủ thuật giúp bạn tìm được các cao ốc cho thuê văn phòng TP.HCM với giá thấp nhất

• Doanh nghiệp của bạn kinh doanh mặt hàng, dịch vụ gì?
• Đơn vị của bạn có bao nhiêu nhân sự?
• Bạn cần phân chia không gian như thế nào? Lãnh đạo có cần không gian riêng hay không?
• Đơn vị của bạn cần tọa lạc tại vị trí nào?
• Đơn vị của bạn cần một không gian với ngưỡng chi phí bỏ ra là bao nhiêu?
• Trong khi làm việc, đơn vị của bạn có cần loại hình dịch vụ nào đặc thù hay không?

Khi có đáp án của những câu hỏi trên, bạn dễ dàng loại bỏ đi rất nhiều những “ứng cử viên” không nằm trong tầm quan tâm của doanh nghiệp mình. Từ đó, bạn có thể dễ dàng tìm được những không gian văn phòng tuyệt vời dành cho công ty của mình. Trong phần công việc này, nếu không chắc chắn về khả năng chọn lọc thông tin thì bạn cũng có thể nhờ đến sự trợ giúp của một bên thứ 3 để hỗ trợ mình. Bạn chỉ cần cung cấp những tiêu chí mà mình cần ở một văn phòng tương lai, phần việc tìm kiếm và giới thiệu còn lại sẽ được đơn vị đó lo liệu toàn bộ.

Văn phòng trọn gói là gì? Những lợi ích văn phòng trọn gói mang lại ✌

Định nghĩa thế nào là văn phòng trọn gói? ⭐ Vì sao mô hình văn phòng trọn gói lại được các start-up, doanh nghiệp nhỏ ưa chuộng

Xác định, trù tính sai trong việc nhân sự tăng giảm.

Đối với một doanh nghiệp, nhân sự được coi là nguồn “năng lượng” để đơn vị đó tồn tại và phát triển. Một đơn vị càng nhiều nhân sự đồng nghĩa với việc đơn vị đó càng ăn lên làm ra và có vị trí cao trong xã hội. Do đó, khi thuê một văn phòng làm việc, nếu bạn trù tính sai về việc tăng hoặc giảm nhân sự, bạn sẽ phải trả một cái giá không hề nhỏ.

Thông thường, một hợp đồng thuê văn phòng sẽ thường được ký trong thời gian ít nhất một năm. Trong thời gian một năm đó, nếu đơn vị của bạn có sự tăng lên về nhân sự thì đó là một việc không hề vui vẻ chút nào. Các nhân sự cũ sẽ phải chia sẻ bớt không gian cho người mới, đây là một việc rất khó giải quyết và tế nhị.

Kể cả khi hết hợp đồng thuê văn phòng, đơn vị bạn mới phát sinh nhân sự thì việc chuyển đổi không gian làm việc cũng là điều không nên xảy ra bởi chi phí bỏ ra cho một lần chuyển văn phòng không hề rẻ. Do đó, khi thuê một không gian làm việc, bạn cần trù tính chính xác để văn phòng đủ không gian cho sự phát triển về nhân sự của doanh nghiệp, ít nhất trong khoảng từ 3 – 5 năm.

(Download) Mẫu hợp đồng thuê văn phòng (song ngữ tiếng Anh)

Hợp đồng mẫu khi thuê/cho thuê văn phòng bằng tiếng Anh (song ngữ Anh-Việt)✅ Mẫu sử dụng chung cho các cao ốc văn phòng ⭐ nhà riêng, officetel

Ít quan tâm đến hạ tầng, dịch vụ của tòa nhà

Một tòa nhà văn phòng có rất nhiều tiện ích hạ tầng cũng như dịch vụ đi kèm. Tuy nhiên, có những tiện ích mà bắt buộc tòa nhà nào cũng phải có để đáp ứng những nhu cầu tối thiểu của người sử dụng. Do đó, để không phải tiếc nuối sau khi ký kết một hợp đồng thuê nhà, bạn cần phải chú ý hơn đến hạ tầng và dịch vụ có trong tòa nhà thay vì chăm chăm chỉ xem không gian sử dụng. Những tiện ích bắt buộc phải có bao gồm:

• Tòa nhà tọa lạc tại những địa điểm nào? có thuận tiện việc đi lại hay không?
• Tòa nhà có bãi gửi xe hoặc gần tòa nhà có bãi gửi xe hay không?
• Hệ thống thang máy của tòa nhà có đáp ứng đủ nhu cầu của mọi người hay không?
• Hệ thống thông khí, điều hòa có hoạt động ổn định hay không?
• Hệ thống phòng cháy chữa cháy, mạng wifi, điện dự phòng có ổn định không?
• Dịch vụ của tòa nhà có các dịch vụ cần thiết như vệ sinh, sửa chữa máy tính, trang thiết bị điện tử hay không?
• Xung quanh tòa nhà có những dịch vụ gì? Có đủ đáp ứng nhu cầu về ăn uống của nhân viên hay không?

Tất tần tật về các loại chi phí thuê văn phòng bạn cần biết

3 loại chi phí thuê văn phòng bạn cần biết ✔️ Chi phí nổi ✔️ Chi phí chìm ✔️ Chi phí biến đổi ⭐ 5 cách tiết kiệm tối đa chi phí thuê văn phòng

Tất cả những vấn đề đó bạn cần phải tham khảo và xác định bởi nó không những là nơi đặt thương hiệu của bạn mà nó còn tạo ra sự thoải mái, an toàn cho nhân viên của bạn. Khi có sự thoải mái và dễ chịu, năng suất lao động chắc chắn sẽ được cải thiện rất nhiều.

Nguồn: Đỗ Tú | 5office.vn