Những vấn đề cần lưu tâm khi ký kết một hợp đồng thuê văn phòng (P1)

Một không gian làm việc hoàn hảo là một không gian vừa mang lại sự tiện lợi, thoải mái cho nhân viên làm việc cho không gian đó, vừa là một không gian có chi phí hợp lý. Thật vậy, chi phí thuê văn phòng là một trong những tiêu chí quan trọng bậc nhất quyết định xem một cuộc thương thảo hợp đồng có thành công hay không. Tuy nhiên, một văn phòng có giá thành có vẻ hợp lý lại chưa chắc đã mang lại lợi ích đến cho khách hàng nếu như khách hàng không biết cách đàm phán cũng như nhìn ra những vấn đề trong một bản hợp đồng. Trong nội dung bài viết này, 5office sẽ chỉ ra cho các bạn những lưu ý cần quan tâm trong một cuộc thương thảo hợp đồng thuê văn phòng làm việc.

Những tiêu chí cần quan tâm xung quanh vấn đề chi phí

Chi phí thuê một văn phòng làm việc được tạo lên từ rất nhiều yếu tố ngoài diện tích mặt sàn cho thuê. Khi đó, để không bị rơi vào “ma trận” của những chi phí dịch vụ cũng như chi phí khác tồn tại lẩn khuất sau những con chữ trong hợp đồng, bạn phải biết và xác định được những chi phí nào cần thiết và không cần thiết. Từ đó, bạn có thể thương thảo giá thuê một cách có lợi nhất cho bản thân (hoặc ít nhất là công bằng cho đơn vị của mình).

Trong một bản hợp đồng, đầu tiên, điều bạn phải quan tâm đó chính là tổng chi phí của hợp đồng đó. Giá trị tổng hợp đồng này chắc chắn sẽ khác xa giá mà chủ tòa nhà đăng trên các trang quảng cáo. Do đó, nếu bạn có ý nghĩ so sánh trực tiếp giá diện tích sàn thông qua những con số trên mạng thì hãy bỏ đi vì đó là điều vô nghĩa.

13 lưu ý giúp bạn tìm được văn phòng cho thuê với giá tốt nhất ✌

☛ Các mẹo đàm phán điều khoản trong hợp đồng thuê
☛ Những thủ thuật giúp bạn tìm được các cao ốc cho thuê văn phòng TP.HCM với giá thấp nhất

Tổng chi phí thuê văn phòng

Tổng chi phí thuê văn phòng thông thường là tổng của những chi phí sau:

• Giá thuê diện tích sàn: Là giá bạn phải bỏ ra hàng tháng để thuê không gian làm việc.
• Giá dịch vụ: Là những dịch vụ đi kèm để đảm bảo đơn vị của bạn hoạt động trong tòa nhà được thuận tiện, suôn sẻ. Chi phí dịch vụ sẽ bao gồm chi phí về dịch vụ vệ sinh, thông gió, lễ tân, thang máy, đèn hành lang, thợ sửa chữa…
• Tiền điện: Tiền điện bao gồm tiền điện điều hòa và tiền điện phát sinh hàng tháng của đơn vị bạn.
• Tiền trông giữ phương tiện giao thông: Chi phí này có thể có hoặc không có tùy và từng tòa nhà.
• Chi phí làm ngoài giờ: Là chi phí bạn phải trả cho chủ tòa nhà trong thời gian bạn làm ngoài khung giờ quy định của tòa nhà. Đây là khoản tiền cần thiết để chủ tòa nhà duy trì các tiện ích chung như thông gió, điều hòa trung tâm, đèn hành lang, lễ tân… để đơn vị của bạn có thể hoạt động như bình thường.
• Thuế VAT: 10% tổng giá trị hợp đồng.

Hãy xác định trên hợp đồng những chi phí đó trên hợp đồng để biết được chúng có giá thành như thế nào? Có phù hợp hay không? Có chi phí nào khác không? nếu có nó thuộc chi phí nào?… Khi xác định được rõ các chi phí tồn tại trong một bản hợp đồng và cân nhắc chính xác về từng khoản mục thì chắc chắn, bạn sẽ không bao giờ bạn bị rơi vào bẫy con chữ của những chủ tòa nhà khi họ muốn mang lợi ích về cho mình.

Phí ngoài giờ là gì? Cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng

“Phí ngoài giờ” là gì? ⭐ Thế nào là phí ngoài giờ khi thuê văn phòng ✅ Vì sao một số cao ốc văn phòng lại miễn phí ngoài giờ, số khác lại không?

Tỷ giá hối đoái

Gần như mọi diện tích sàn tại các tòa nhà văn phòng ở Việt Nam đều được thanh toán bằng giá đô la Mỹ. Tuy nhiên, do pháp luật Việt Nam không cho lưu hành tiền tệ nước ngoài trong phạm vị quốc gia, bởi vậy, giá thành mặt bằng văn phòng cho thuê sẽ được quy đổi từ giá đô la Mỹ sang Việt Nam đồng.

Tuy nhiên, giá đô la Mỹ lại luôn luôn biến động lên xuống, không những thế, nó còn có chút chênh lệch nếu sử dụng tỷ giá của các ngân hàng khác nhau. Điều này khiến cho giá trị của hợp đồng thuê văn phòng sẽ có những thay đổi không nhỏ.

Chính vì vậy, khi tiến hành ký hợp đồng thuê một văn phòng làm việc, bạn cần phải đặt vấn đề chốt tỷ giá hối đoái USD – VND với chủ tòa nhà tại thời điểm ký kết hợp đồng. Hơn nữa, trong những kỳ chuyển khoản chi phí thuê nhà tiếp theo, tỷ giá có áp dụng tỷ giá cũ hay không? Nếu không thì thay đổi như thế nào? sử dụng tỷ giá tại thời điểm nào để xác định chi phí cho những kỳ sau?… Bạn cần xác định rõ ràng với chủ tòa nhà vì thực chất, có nhiều đơn vị điều chỉnh tỷ giá theo kỳ thanh toán nhưng cũng có những đơn vị không thay đổi tỷ giá.

Thị trường văn phòng cho thuê thời covid - 19 - Những “nguy” và “cơ”

Do đại dich Covid-19 mà thị trường văn phòng cho thuê chịu nhiều ảnh hưởng ⭐ Nhưng trong “nguy” có “cơ” - doanh nghiệp tiếp tục tăng trưởng và hồi phục. ✔️

Vấn đề điều chỉnh giá thuê văn phòng

Đây là một vấn đề luôn luôn tồn tại trong một bản hợp đồng thuê văn phòng làm việc. Việc điều chỉnh giá thuê gần như là một điều khoản mang lại lợi ích cho chủ tòa nhà bởi thông thường sau mỗi lần điều chỉnh giá thành hợp đồng sẽ lại tăng thêm. Có những hợp đồng tưởng chừng như rất công bằng bởi một điều khoản vô thưởng vô phạt như “giá văn phòng điều chỉnh theo giá thị trường”, tuy nhiên, đây lại là một điều khoản cực kỳ vô lý bởi “giá thị trường” thường không được công khai và cũng không có chu kỳ tăng giảm nhất định nào cả.

Do đây gần như là “lệ làng” của các tòa nhà văn phòng, do đó, bạn cần phải thương thảo sao cho khéo léo để con số này tuy được điều chỉnh tăng nhưng sẽ tăng rất ít hoặc thời gian điều chỉnh sẽ kéo dài hơn. Thay vì 1 năm điều chỉnh 1 lần thì thời hạn sẽ là 2 hoặc 3 năm… Hãy tỉnh táo và cân nhắc để đàm phán khiến cho chủ tòa nhà luôn cảm thấy đã lấy được một phần lợi ích về cho họ, và ta cũng có được những điều mình cần.

Nguồn: Đỗ Tú | 5office.vn